Hợp đồng cung cấp cây xanh cho doanh nghiệp nên làm rõ 10 nội dung: thông tin các bên, đối tượng và phạm vi công việc, danh mục và quy cách cây, nguyên tắc thay thế cây, giá trị hợp đồng, tiến độ giao, tiêu chí kiểm tra, thanh toán hoặc đặt cọc, xử lý công việc phát sinh và trách nhiệm khi vi phạm hoặc sau bàn giao.
Hợp đồng không nhất thiết phải dài. Nhưng người không tham gia buổi trao đổi ban đầu vẫn phải đọc và hiểu được cây nào sẽ được giao, công việc nào phải hoàn thành và dựa vào đâu để kiểm tra kết quả.
Nếu hợp đồng chỉ ghi một câu cung cấp cây xanh theo yêu cầu, đến ngày giao rất dễ phát sinh đủ chuyện: cây có nhưng chưa gồm chậu, xe chỉ giao tới cổng, không có người đưa cây vào vị trí, còn khách hàng lại nghĩ tất cả đã nằm trong giá.
Lúc đó, cây đã nằm trên xe rồi mới lấy hợp đồng ra tranh luận thì hơi trễ.
Hợp đồng đang mua cây hay mua cả công việc đi kèm?
Trước khi ký, doanh nghiệp cần xác định mình đang mua chỉ cây, cây kèm chậu và vật tư, cây kèm vận chuyển, cây được đưa vào vị trí, cây kèm trồng hoặc bố trí hay cây kèm chăm sóc sau bàn giao.
Đây là điểm cần làm rõ đầu tiên vì mỗi phạm vi có cách tính giá, thời gian thực hiện và trách nhiệm khác nhau.
Nếu vừa có cây, vừa có vận chuyển, trồng và chăm sóc, hợp đồng nên tách phần hàng hóa khỏi phần dịch vụ. Những công việc không nằm trong giá cũng cần được ghi rõ, đừng để hai bên tự hiểu theo cách có lợi cho mình.
1. Ghi đúng thông tin pháp lý và người ký
Hợp đồng cần thể hiện đầy đủ tên pháp lý của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, thông tin liên hệ và tài khoản thanh toán.
Người ký phải là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
Tên trên hợp đồng, báo giá, hóa đơn và tài khoản nhận tiền cần thuộc đúng chủ thể giao dịch hoặc có căn cứ giải thích rõ ràng. Nếu hợp đồng đứng tên công ty nhưng tiền lại được yêu cầu chuyển cho một cá nhân không liên quan, bên mua cần kiểm tra trước khi thanh toán.
Xem cách kiểm tra nhà cung cấp cây xanh trước khi ký hợp đồng
2. Làm rõ đối tượng và phạm vi hợp đồng
Hợp đồng cần trả lời được hai câu hỏi: doanh nghiệp mua những cây gì và nhà cung cấp phải làm thêm những phần việc nào?
Không nên gom tất cả vào một câu chung như cung cấp và hoàn thiện cây xanh. Phạm vi có thể gồm cung cấp cây, chậu, giá thể, vận chuyển, bốc xếp, đưa cây vào vị trí, trồng, bố trí, thu dọn và chăm sóc sau bàn giao.
Một xe cây giao tới cổng và một lô cây được đưa lên từng tầng, đặt đúng phòng rồi vệ sinh sạch sẽ là hai công việc rất khác nhau. Giá của chúng đương nhiên cũng không thể giống nhau.
3. Danh mục cây phải có quy cách kiểm tra được
Chỉ ghi tên cây là chưa đủ. Danh mục hoặc phụ lục nên thể hiện tên cây, số lượng, chiều cao hoặc khoảng chiều cao, kích thước bầu hay chậu, đường kính thân nếu có yêu cầu, dáng cây, độ phủ tán tương đối, tình trạng sinh trưởng, chậu, vật tư và hình ảnh tham chiếu nếu cần.
Hai cây cùng tên và cùng chiều cao vẫn có thể khác nhau về thân, tán, bầu và mức độ hoàn thiện. Những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá cần được mô tả bằng thông tin có thể đối chiếu.
Với danh mục dài, nên tách thành phụ lục để khi thay đổi một loại cây, doanh nghiệp không phải sửa lại toàn bộ hợp đồng.
4. Quy định việc thay cây hoặc đổi quy cách
Nguồn cây sống không giống hàng công nghiệp được sản xuất theo một khuôn hoàn toàn giống nhau. Có trường hợp loại cây đã chọn không còn đủ số lượng hoặc không đạt quy cách vào thời điểm giao.
- Nhà cung cấp có được tự thay cây hay không.
- Tiêu chí của cây thay thế.
- Ai có quyền chấp thuận.
- Hình thức xác nhận.
- Có điều chỉnh giá và tiến độ hay không.
Không nên tự đổi cây vì thấy cũng tương tự. Một cây tương tự trong mắt người bán chưa chắc là cây phù hợp với thiết kế, ngân sách và vị trí sử dụng của khách hàng.
5. Giá trị hợp đồng phải đi cùng phạm vi công việc
- Đơn giá và tổng giá trị.
- Thuế đã bao gồm hay chưa.
- Chi phí vận chuyển và bốc xếp.
- Chi phí đưa cây vào vị trí.
- Chi phí trồng hoặc bố trí.
- Những khoản chưa bao gồm.
Cụm từ đã gồm vận chuyển vẫn chưa đủ rõ. Xe giao đến cổng, xuống hầm hay phải đưa từng chậu lên tầng cần được xác định cụ thể.
Nếu hợp đồng có cả cây và dịch vụ thi công, hai phần này nên được tách rõ để doanh nghiệp dễ theo dõi giá trị, tiến độ và chứng từ.
Xem báo giá cây xanh cho doanh nghiệp cần có những gì
Việc lập hóa đơn cần thực hiện đúng thời điểm theo loại giao dịch và quy định hiện hành. Hai bên nên thống nhất trước thông tin xuất hóa đơn, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ và cách nhận chứng từ.
Đọc hướng dẫn mua cây xanh xuất hóa đơn
6. Chốt thời gian, địa điểm và điều kiện giao cây
- Địa điểm giao và đầu mối tiếp nhận.
- Ngày hoặc khoảng thời gian giao.
- Giao một lần hay nhiều đợt.
- Khung giờ xe được phép ra vào.
- Vị trí tập kết và điều kiện đưa cây vào công trình.
- Trách nhiệm khi lịch giao thay đổi.
Với cây lớn, việc giao hàng còn phụ thuộc vào chiều cao cổng, tải trọng thang máy, đường xe vào và thiết bị nâng hạ. Những thông tin này nên được kiểm tra từ trước, thay vì chờ xe đến mới đi đo cửa.
Xem quy trình mua cây xanh cho công ty từ báo giá đến bàn giao
7. Thống nhất tiêu chí kiểm tra khi giao nhận
- Đúng loại cây.
- Đủ số lượng.
- Đúng khoảng kích thước.
- Bầu và chậu còn nguyên vẹn.
- Không gãy thân hoặc hư hỏng nghiêm trọng.
- Đủ vật tư đi kèm.
- Hoàn thành đúng phạm vi công việc.
Không nên chỉ ghi cây đẹp hoặc cây đạt chuẩn. Hai cụm từ này nghe rất gọn nhưng mỗi người có thể hiểu một kiểu.
Bài này chỉ quy định tiêu chí và nguyên tắc giao nhận. Thành phần hồ sơ, biên bản và chứng từ bàn giao cần được trình bày thành nội dung riêng để tránh trộn hai vấn đề vào một bài.
8. Phân biệt thanh toán trước, tạm ứng và đặt cọc
Hợp đồng cần ghi đúng bản chất của khoản tiền được chuyển trước. Thanh toán đợt đầu là một phần nghĩa vụ thanh toán. Tạm ứng là khoản tiền phục vụ việc thực hiện công việc. Đặt cọc là biện pháp bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng và có hậu quả pháp lý riêng.
Không nên gọi mọi khoản chuyển trước là tiền cọc chỉ vì cách gọi này quen miệng.
- Mục đích đặt cọc.
- Số tiền và thời hạn.
- Nghĩa vụ được bảo đảm.
- Cách xử lý khi một bên không tiếp tục thực hiện cam kết.
Các đợt thanh toán nên gắn với kết quả có thể kiểm tra, chẳng hạn sau khi ký, sau khi duyệt lô cây, sau khi giao một phần hoặc sau khi hoàn thành.
9. Công việc phát sinh phải được xác nhận lại
Trong quá trình thực hiện, khách hàng có thể bổ sung cây, đổi chậu, chuyển vị trí hoặc yêu cầu thêm nhân công. Hợp đồng nên quy định ai có quyền yêu cầu thay đổi, ai được duyệt chi phí, hình thức xác nhận, cách điều chỉnh tiến độ và trường hợp phải lập phụ lục.
Kinh nghiệm từ một dự án SADECX đã triển khai
Trong một dự án SADECX đã triển khai, khách hàng bổ sung thêm danh mục cây sau khi hợp đồng chính được ký. Phần bổ sung không được nhập miệng vào khối lượng cũ mà được tách thành phụ lục, ghi rõ loại cây, số lượng, giá trị và thời gian thực hiện.
Nhờ vậy, người thi công biết phần nào cần làm thêm, kế toán biết khoản nào cần thanh toán và hai bên không phải ngồi nhớ lại một cuộc trao đổi đã trôi qua trong nhóm tin nhắn.
Một việc phát sinh nhỏ nếu không được ghi nhận có thể thành một cuộc tranh luận rất dài khi tới lúc tính tiền.
10. Quy định trách nhiệm khi vi phạm và sau bàn giao
- Giao cây chậm, sai loại hoặc sai quy cách.
- Khách hàng chậm thanh toán.
- Mặt bằng chưa sẵn sàng hoặc lịch nhận bị thay đổi.
- Cây hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Một bên muốn chấm dứt hợp đồng.
- Phát sinh sự kiện ngoài khả năng kiểm soát.
Nếu có thỏa thuận phạt vi phạm trong hợp đồng thương mại, mức phạt thông thường không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây không phải là 8% toàn bộ giá trị hợp đồng.
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai vấn đề khác nhau. Điều khoản áp dụng cần được viết rõ và phù hợp với giao dịch thực tế.
Trách nhiệm với cây sau bàn giao phải ghi thế nào?
Cây là sinh vật sống. Tình trạng cây sau khi giao còn phụ thuộc vào ánh sáng, nước tưới, thoát nước, nhiệt độ và cách chăm sóc của người sử dụng.
Vì vậy, không nên chỉ ghi chung chung bảo hành cây. Hợp đồng cần xác định thời gian theo dõi, trường hợp được thay cây, trường hợp không thuộc trách nhiệm nhà cung cấp, người chịu trách nhiệm chăm sóc, chi phí thay thế và việc có hay không có dịch vụ chăm sóc định kỳ.
Cây suy yếu do chất lượng ban đầu khác với cây suy yếu vì bị đặt trong phòng thiếu sáng hoặc tưới quá nhiều. Nếu không phân biệt từ đầu, đến khi lá vàng thì hai bên đều có lý do để nói mình đúng.
Checklist trước khi ký hợp đồng cây xanh
- Đúng tên và thông tin pháp lý của các bên.
- Đúng người có thẩm quyền ký.
- Danh mục cây có số lượng và quy cách.
- Phạm vi công việc đã rõ.
- Giá đã ghi rõ thuế và chi phí đi kèm.
- Thời gian và điều kiện giao cây đã thống nhất.
- Có tiêu chí kiểm tra khi giao nhận.
- Các đợt thanh toán gắn với kết quả cụ thể.
- Có cách xử lý cây thay thế và công việc phát sinh.
- Có quy định trách nhiệm sau bàn giao.
SADECX chuẩn bị hợp đồng cung cấp cây xanh như thế nào?
Với nhu cầu cây xanh B2B, SADECX làm rõ phạm vi trước khi hoàn thiện hợp đồng: tiếp nhận nhu cầu, đối chiếu nguồn cây thực tế, chốt danh mục và quy cách, xác định công việc đi kèm, lập báo giá trên cùng phạm vi, đưa thỏa thuận vào hợp đồng hoặc phụ lục và ghi nhận riêng các thay đổi phát sinh.
Tham khảo nguồn cây và báo giá SADECX
Mục tiêu không phải biến một đơn hàng cây xanh thành một xấp giấy. Mục tiêu là để cây được giao đúng, việc được làm đủ và khi có thay đổi, mọi người cùng nhìn vào một thông tin.
Câu hỏi thường gặp
Đơn hàng cây xanh nhỏ có cần ký hợp đồng không?
Không phải đơn hàng nào cũng cần một hợp đồng dài. Với đơn hàng nhỏ, hai bên có thể sử dụng báo giá, đơn đặt hàng hoặc xác nhận bằng văn bản phù hợp. Dù dùng hình thức nào, danh mục cây, phạm vi, giá, thời gian giao và thanh toán vẫn cần được thể hiện rõ.
Báo giá có thay thế hợp đồng được không?
Điều này phụ thuộc vào nội dung báo giá, cách chấp thuận và tính chất giao dịch. Báo giá thường tập trung vào danh mục và giá, còn hợp đồng quy định đầy đủ hơn về trách nhiệm, thay đổi, vi phạm và xử lý phát sinh.
Có nên đưa hình ảnh cây vào phụ lục không?
Nên sử dụng khi dáng cây hoặc mức độ hoàn thiện ảnh hưởng nhiều đến quyết định mua. Tuy nhiên, hình ảnh cần đi cùng quy cách vì một tấm ảnh không thể hiện chính xác kích thước và số lượng của cả lô cây.
Xác nhận qua email có giá trị không?
Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm đúng người xác nhận, nội dung có thể truy cập để tham chiếu và dữ liệu được lưu giữ đầy đủ.
Đặt cọc có giống thanh toán đợt đầu không?
Không nhất thiết. Đặt cọc là biện pháp bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Thanh toán đợt đầu là một phần nghĩa vụ thanh toán. Hợp đồng cần gọi đúng tên và ghi rõ mục đích của khoản tiền.
Mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại tối đa bao nhiêu?
Trong trường hợp thông thường thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại, mức phạt không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Kết luận
Một hợp đồng cung cấp cây xanh rõ ràng phải làm được ba việc: xác định đúng cây, chia đúng trách nhiệm và xử lý được khi thực tế thay đổi.
Hợp đồng không được viết vì hai bên không tin nhau. Nó được viết để khi mọi người đều bận, tờ giấy vẫn nhớ chính xác những gì đã nói.
Nguồn tham khảo pháp lý
Bộ luật Dân sự 2015
Luật Thương mại 2005
Luật Giao dịch điện tử 2023
Nội dung mang tính tham khảo. Với hợp đồng có giá trị lớn, nhiều bên tham gia hoặc điều kiện thực hiện phức tạp, doanh nghiệp nên tham vấn người có chuyên môn pháp lý trước khi ký.