Doanh nghiệp mua cây xanh không có một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi đơn hàng. Hồ sơ cần chuẩn bị phụ thuộc vào số lượng cây, phạm vi vận chuyển, thi công và yêu cầu sau bàn giao.
Tuy nhiên, một giao dịch cây xanh B2B nên có đủ thông tin để xác định rõ doanh nghiệp mua cây gì, đơn vị nào cung cấp, giá đã gồm những phần việc nào và hai bên xác nhận kết quả ra sao.
Câu trả lời ngắn: hồ sơ mua cây xanh cho doanh nghiệp thường gồm danh mục và quy cách cây, báo giá, thông tin nhà cung cấp, xác nhận đặt hàng hoặc hợp đồng, hồ sơ giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Bộ hồ sơ cơ bản gồm những gì?
1. Danh mục và quy cách cây
Danh mục là cơ sở để nhà cung cấp kiểm tra nguồn cây, lập báo giá và chuẩn bị đơn hàng. Thông tin càng rõ thì việc đối chiếu khi giao nhận càng dễ.
- Tên cây và số lượng.
- Chiều cao hoặc kích thước cây.
- Loại, màu sắc và kích thước chậu.
- Đất trồng và phụ kiện đi kèm nếu có.
- Hình ảnh cây mẫu đối với đơn hàng lớn.
Cùng một tên cây nhưng chiều cao, độ sum, kích thước bầu và tình trạng thực tế có thể khác nhau. Vì vậy, chỉ ghi tên cây là chưa đủ để làm căn cứ giao nhận.
2. Báo giá
Báo giá cần thể hiện danh mục, số lượng, đơn giá và phạm vi công việc. Người mua nên kiểm tra giá đã bao gồm cây, chậu, đất, vận chuyển, bốc xếp, đưa cây vào vị trí, thi công và vệ sinh sau khi hoàn thành hay chưa.
Không nên chỉ nhìn tổng số tiền. Hai báo giá có cùng giá trị nhưng phạm vi thực hiện có thể hoàn toàn khác nhau.
3. Thông tin nhà cung cấp
Trước khi xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp nên đối chiếu tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ đăng ký, người phụ trách, đơn vị ký hợp đồng, đơn vị xuất hóa đơn và thông tin thanh toán.
Những thông tin này giúp bên mua biết rõ mình đang giao dịch với đơn vị nào và liên hệ ai khi có vấn đề phát sinh.
4. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng
Hình thức xác nhận giao dịch phụ thuộc vào giá trị đơn hàng và quy trình của mỗi doanh nghiệp. Đơn hàng nhỏ có thể sử dụng báo giá đã xác nhận và đơn đặt hàng. Với dự án có thi công, nhiều đợt thanh toán hoặc chăm sóc định kỳ, hai bên nên cân nhắc sử dụng hợp đồng và phụ lục danh mục đi kèm.
Nội dung cần ghi rõ phạm vi cung cấp, thời gian thực hiện, điều kiện thanh toán và trách nhiệm của mỗi bên.
5. Hồ sơ giao nhận và nghiệm thu
Khi giao cây, hồ sơ nên ghi nhận số lượng thực tế, quy cách, tình trạng cây, khu vực đã bố trí, hạng mục đã hoàn thành và phần việc cần bổ sung.
Đối với công trình có nhiều khu vực, danh sách và hình ảnh nên được ghi nhận theo từng khu để thuận tiện đối chiếu.
6. Hóa đơn và chứng từ thanh toán
Doanh nghiệp nên cung cấp đúng tên pháp nhân, mã số thuế và địa chỉ để bên bán lập hóa đơn điện tử theo giao dịch thực tế. Nội dung hóa đơn cần bám theo hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp.
Quy định về hóa đơn, chứng từ hiện được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bài viết này cung cấp checklist chung, không thay thế tư vấn thuế hoặc kế toán. Hồ sơ cụ thể cần được đối chiếu theo giao dịch thực tế và quy trình của từng doanh nghiệp.
Từng loại đơn hàng cần hồ sơ khác nhau
Ghi nhận từ quá trình triển khai thực tế
Với những công trình có nhiều khu vực, SADECX tách danh mục cây theo từng vị trí, ghi nhận số lượng thực giao và lưu hình ảnh khi bàn giao. Cách làm này giúp doanh nghiệp đối chiếu kết quả thực tế với báo giá, đồng thời xác định rõ phần việc đã hoàn thành và phần cần bổ sung.
Hồ sơ không cần nhiều, chỉ cần rõ
Doanh nghiệp không cần tạo ra một bộ hồ sơ thật dày. Điều quan trọng là đủ thông tin để biết mình mua gì, nhận gì, thanh toán cho ai và liên hệ đơn vị nào sau khi cây được giao.
Hồ sơ tốt không phải là hồ sơ có nhiều giấy tờ nhất, mà là hồ sơ giúp hai bên hiểu cùng một phạm vi trước khi triển khai.